O Decreto 10.278/2020 é uma regulamentação que permite que documentos digitalizados tenham a mesma validade jurídica dos documentos físicos, desde que cumpram requisitos técnicos específicos.
O decreto estabelece critérios técnicos para a digitalização de documentos, como a necessidade de metadados de autenticação e o uso de assinaturas eletrônicas para garantir a integridade dos arquivos. Isso influencia diretamente a gestão documental, que precisa se adequar às novas normas para garantir a validade jurídica dos documentos digitalizados.
Impactos do Decreto 10.278 na Gestão Documental
- Conformidade e segurança jurídica
✓ As empresas devem ajustar seus processos de digitalização para cumprir os requisitos do decreto, garantindo que os documentos digitalizados sejam autênticos e íntegros. Isso inclui o uso de certificação digital e criptografia para proteger os arquivos
✓ A implementação de um sistema de gestão documental adequado garante que as informações estejam seguras e acessíveis apenas por usuários autorizados, aumentando a proteção contra fraudes e acessos não autorizados - Eficiência no armazenamento e no acesso a documentos
✓ Com a digitalização, as empresas podem organizar seus documentos em servidores seguros ou em nuvem, permitindo um acesso mais rápido e fácil, além de eliminar a necessidade de
grandes espaços físicos para arquivamento - ✓ A automatização do processo de indexação e recuperação de documentos reduz o tempo necessário para encontrar informações, melhorando a eficiência operacional
- Facilidade na auditoria e fiscalização
✓ O decreto facilita o cumprimento de obrigações legais, pois os documentos digitalizados podem ser acessados rapidamente durante auditorias ou processos de fiscalização, garantindo a
transparência e a conformidade com as leis Implementação
- Utilize softwares de digitalização que atendam aos requisitos técnicos do decreto, como a inclusão de metadados e a certificação digital dos arquivos.
- Garanta que o sistema de gestão documental seja integrado com outras áreas da empresa, facilitando o fluxo de informações e a colaboração.
O Decreto 10.278 representa um avanço para a gestão documental nas empresas, proporcionando maior segurança jurídica e eficiência operacional, ao mesmo tempo em que facilita a adaptação às exigências legais.
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